Os voy a recomendar un libro que, en mi opinión, considero el mejor manual que se ha escrito para enseñar qué es el formato MARC y por qué es tan importante en una biblioteca. Además, la filosofía de sus autores coincide plenamente con la de Biblioposiciones (somos empresas muy parecidas): “para trabajar con nosotros debes conocer perfectamente la materia que vas a enseñar (MARC y Reglas de Catalogación), gustarte mucho lo que haces y querer ser el/la mejor en lo que haces”.
El libro al que me refiero se titula “MARC21 for everyone: a practical guide” y sus autores son Deborah A. Fritz y Richard J. Fritz, dos bibliotecarios amantes de la catalogación y los ordenadores. Son propietarios de la compañía “The MARC of Quality”, con sede en Florida, donde dan cursos y proporcionan software y servicios de bases de datos para el personal bibliotecario.
Deborah y Richard han ido recopilando a lo largo del tiempo el material utilizado en sus famosos cursos y lo han publicado en forma de práctico libro. Lo mejor que tiene esta obra es que va dirigida a toda aquella persona interesada en saber un poco del formato MARC y su funcionamiento en el catálogo de una biblioteca, pero no es el típico tocho árido y aburrido, plagado de códigos incomprensibles. No os voy a engañar: aprender a utilizar el formato MARC puede resultar una tarea muy ardua si no contamos con buenos profesionales que nos allanen el camino y nos despejen la multitud de dudas que al principio suelen asaltarnos a todos.
En la introducción a su obra los autores definen el fomato MARC como “una norma para incluir información bibliográfica en un registro automatizado que pueda utilizarse en un sistema bibliotecario informatizado, con el fin de proporcionar un catálogo de biblioteca”.
¿Qué información podemos encontrar en un registro creado con el formato MARC?. Muy diversa. Por un lado, tenemos las descripciones de los documentos que forman parte de cualquier colección bibliotecaria: desde un libro en papel hasta un CD-ROM, por ejemplo. También figuran diversas entradas o “encabezamientos” – término este último procedente de la catalogación manual en fichas- por las que se puede buscar en el cajón de búsqueda del catálogo; por ejemplo, las entradas de autores y de materias. Y, además, también hay elementos que sirven para organizar las colecciones, como son los números de las clasificaciones bibliográficas. La clasificación que utilizamos en España es la Clasificación Decimal Universal, más conocida por sus siglas CDU.
¿Quién debe conocer el formato MARC?. Personalmente coincido con Deborah y Richard en que todo el personal de una biblioteca debería saber algo del formato, si bien este conocimiento es especialmente importante en el caso del personal directivo y catalogador, además del personal de circulación y adquisiciones. Necesitamos conocer el formato MARC porque desde hace unos años la mayoría de las bibliotecas están informatizadas y no utilizan el antiguo catálogo manual en fichas, y porque la base de datos que forma el núcleo de la mayoría de sistemas bibliotecarios informatizados está integrada por registros hechos en formato MARC.
Cuando conocemos el funcionamiento de los registros MARC descubrimos también dos factores muy importantes sobre el catálogo automatizado:
– Por qué los usuarios/as pueden encontrar ciertos documentos en el catálogo y, sin embargo, no pueden encontrar otros.
– Por qué los usuarios/as pueden ver una determinada información en el catálogo y, sin embargo, no pueden ver otra.
Nos viene bien conocer el formato MARC si alguna vez nos hemos hecho preguntas del tipo:
– ¿Por qué puedo encontrar en el catálogo un libro por su autor pero no por su título?
– ¿Por qué dice el catálogo que tenemos siete libros en francés si sé que hay doscientos?
– ¿Por qué no puedo encontrar la película de Romeo y Julieta sin tener que revisar primero cada uno de los registros de libros del catálogo hasta encontrarla?
– ¿Qué ha pasado con el registro del libro X?. ¡Si estaba aquí ayer!. ¡Ahora ha desaparecido!.
Parafraseando a Douglas Adams en su famosa “trilogía en cinco partes” (os recomiendo este libro): Guía del Autoestopista Galáctico: “¡que no cunda el pánico!”. Si queremos enterarnos de qué es y de cómo funciona el formato MARC no podemos agobiarnos. Hay que ir paso a paso.
En este libro se utilizan indistintamente los términos MARC y MARC21. Precisamente en el capítulo 3 se explica la historia de ambos términos, aunque para los que empezáis de cero sólo os interesa saber, de momento, que MARC21 es la versión más actual del formato MARC.
El libro está muy bien organizado, de forma muy didáctica. Además, la mayoría de los capítulos terminan con un sencillo cuestionario cuyo objetivo es que el lector/a pueda comprobar si ha comprendido bien los conceptos explicados en la parte teórica.
Tiene dos partes. La primera de ellas, más breve, trata sobre cuestiones fundamentales y la componen los seis primeros capítulos. En el capítulo 1 los autores comienzan con una introducción sobre las necesidades educativas, informativas y de ocio de los usuarios/as. Recordad que la biblioteca moderna está volcada en el usuario/a, que es su razón de ser. A continuación se explica cómo proporcionar información bibliográfica en los catálogos bibliotecarios para hacer accesibles los documentos de la colección y así poder satisfacer las necesidades –educativas, informativas y de ocio- que tienen los usuarios/as. En este primer capítulo ya se menciona el papel que tiene el formato MARC en todo esto.
El capítulo 2 se centra en por qué las bibliotecas a la hora de facilitar información bibliográfica a los usuarios/as siguen una serie de reglas. Estas reglas son muy importantes, pues gracias a ellas los usuarios/as pueden encontrar los documentos y decidir si realmente van a satisfacer sus necesidades. También aquí vuelve a a aparecer el formato MARC, en relación con dichas reglas.
En el capítulo 3 ya se habla directamente del formato MARC, qué es, cómo comenzó y el desarrollo que ha tenido hasta la fecha. También se habla de los distintos tipos de formato MARC, por qué necesitamos las normas MARC y cómo se obtienen registros MARC.
El capítulo 4 trata del uso actual del formato MARC en los catálogos. Comienza hablando de cómo los usuarios/as buscan en los catálogos de biblioteca y cómo se muestran los resultados de dichas búsquedas. Aunque la forma en que se muestran los resultados en cada catálogo sea distinta, todos ellos tienen en común el estar basados en registros MARC.
El capítulo 5 trata de la terminología utilizada en los registros MARC. Muchos términos son los mismos que utilizábamos cuando el catálogo era manual y los registros eran fichas de cartulina que se guardaban en un mueble con cajones. Ya hemos hablado de la palabra “encabezamiento”, término tomado de la catalogación manual, pues había palabras que “encabezaban” la ficha de cartulina que constituía un registro. Hoy en día los registros se almacenan en una base de datos informatizada, aunque seguimos utilizando el término “encabezamiento”, más incluso que “entrada”, que sería un término más apropiado en el entorno actual.
En el capítulo 6 se describen los códigos MARC que pudieran ser de especial interés para los diferentes profesionales que trabajan en una biblioteca.
La segunda parte de este libro, más extensa que la primera, explica los distintos campos, indicadores, subcampos, etc. que es preciso conocer para catalogar con MARC. Comienza, pues, la parte “más durilla” del aprendizaje.
El capítulo 7 trata de los campos indizados. Estos campos contienen nombres, títulos y materias (los “encabezamientos” de los que hablábamos antes) que los usuarios/as podrían utilizar para buscar los documentos de nuestra colección.
El capítulo 8 habla de los campos desplegables del formato, que contienen la descripción de los materiales de la biblioteca y que están pensados para que los usuarios/as los puedan ver.
En el capítulo 9 se estudian los campos codificados, los cuales no están a la vista de los usuarios/as. Contienen códigos importantes que se utilizan en los sistemas bibliotecarios informatizados.
El capítulo 10 habla de los campos de números, que contienen números importantes. Estos campos son utilizados por catalogadores/as, expertos en sistemas, sistemas bibliotecarios informatizados e incluso, a veces, por los propios usuarios/as.
En el capítulo 11 los autores hacen un resumen de todo el libro en sólo dos páginas, lo cual es sumamente útil.
Por último, el capítulo 12 ofrece una serie de ejemplos con los cuales repasar todo lo que se ha explicado en la teoría.
Seguro que a las personas que ya habéis realizado alguno de los cursos impartidos por Biblioposiciones os sonará esta forma de aprendizaje, ya que es la misma que la nuestra: explicar de la manera más clara posible las nociones teóricas necesarias y enfocar el esfuerzo en realizar una buena serie de ejercicios prácticos, que constituyen el verdadero objetivo de nuestra enseñanza. Compartimos, pues, la misma filosofía de trabajo que nuestros colegas norteamericanos, con los que coincidimos plenamente.
Rocío Martínez Bocero
Directora-Coordinadora de Biblioposiciones.com
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