La Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos define “encabezamiento de materia” como un punto de acceso a un registro bibliográfico que consiste en una palabra o frase que designa la materia desarrollada en un documento.
Expresan el tema o temas del contenido intelectual del documento y están destinados para bibliotecas generales (en bibliotecas especializadas se usan tesauros).
Un documento no suele tratar de un solo tema, por tanto al describir el contenido intelectual de un documento cualquiera varía el número de encabezamientos de materia que le podemos asignar.
Los encabezamientos deben estar redactados en el idioma de la comunidad a la que sirve, siguiendo los principios de la forma castiza, la forma más correcta y el uso del término.
También los nombres de personas y de organismos pueden aparecer como encabezamientos de materia.
Hay cinco formas de encabezamientos de materia (por lo general, se inician con un sustantivo):
- SUSTANTIVOS: Aduanas
- SUSTANTIVOS + ADJETIVO: Absentismo escolar
- TÉRMINOS INVERTIDOS: Relatividad, Teoría de la
- TÉRMINOS COMPUESTOS: Psicodrama
- FRASES: Alimentos para niños
Los encabezamientos de materia que se utilizan como epígrafes en una lista de encabezamientos figuran en negrita y están ordenados alfabéticamente. Los que no están en negrita no se consideran epígrafes, sino sinónimos o diferentes formas de un encabezamiento que no se usan como encabezamientos de materia. Les sigue la referencia véase (v) y el término que debemos utilizar como encabezamiento.
Es muy importante recordar que ni las listas de encabezamientos ni los tesauros incluyen todos los términos. Algunos son modelos que los catalogadores/as debemos adecuar. Por ejemplo, si en las listas de encabezamientos de materia o en los tesauros aparece PERROS, también podremos usar GATOS, aunque este término no aparezca.