Una de las funciones que tiene el personal auxiliar de la biblioteca es recibir los nuevos documentos, que es preciso incorporar a la colección. La biblioteca puede demostrar que un documento le pertenece mediante su marca de propiedad. El marcaje de propiedad (ownership marking) consiste en poner números de identificación, símbolos de posición, marcas o sellos de propiedad en los libros y otros documentos pertenecientes a la colección de la biblioteca.
En este sentido, tenemos dos elementos fundamentales: el número de registro y el sello.
El número de registro es el número de orden de llegada de cada documento a la biblioteca. A cada ejemplar se le da un número distinto, aunque sean ejemplares exactamente iguales (es el único dato que los va a diferenciar).
Por ejemplo, R.1456: este número de registro es correlativo, forma parte de una secuencia correlativa simple.
En otras bibliotecas se pone el año antes del número correlativo. Así, R.14-789 indica que se trata del documento 789 que entró en la biblioteca en 2014.
Este número de registro tiene una doble función. Por un lado, indica la cantidad total de documentos que hay en la biblioteca; por otro, permite distinguir los ejemplares a la hora del préstamo, los recuentos, etc.
Al registrar hay que tener presente que a cada documento individual, es decir, a cada ejemplar, le corresponde un número de registro. Así pues, los ejemplares idénticos del mismo documento llevan distinto número de registro, mientras que los volúmenes o partes de una obra llevan un número de registro único.
El personal auxiliar escribe el número de registro (por lo general, con una R delante) en la portada de los libros. En las publicaciones periódicas se pone en la cubierta. En los discos, casetes, vídeos, etc. el número de registro va en la etiqueta adherida al documento y en la carátula o funda que acompaña al envase. En los mapas, fotografías, diapositivas y otros materiales gráficos el número de registro también debe constar tanto en el propio documento como en el envase que lo contiene.
Y junto al número de registro se estampa el sello de la biblioteca, que siempre debe ser de pequeño tamaño. El lugar del sello no está determinado, pero en el material impreso suele colocarse en la portada, cantoneras, última página o colofón y algunas páginas intermedias. En el resto de materiales se colocará donde el material lo permita: por ejemplo, en los CD, DVD, etc. el sello se estampa en el reverso de la carátula.