La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y este del griego Archeión que significa principio, origen.
Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones:
– Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
– Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
– Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Estos conceptos abarcan de una u otra forma dos importantes aspectos para una correcta definición de Archivo:
• la cualidad del orden, referida a la organización y la ordenación como partes esenciales del archivo y
• la doble finalidad atribuida al fondo documental, en cuanto a salvaguardar los derechos de la institución que los crea en función de facilitar su gestión, actuando por un lado como memoria y por otro como fuente de elaboración histórica, en unos límites de difícil fijación por su movilidad.